Come ho risolto una discrepanza $129.64

Nella mia posizione come ragioniere di costo per un'agenzia del trasporto pubblico, ho frequente occasione per utilizzare il calcolatore. Nondimeno, devo confessare una certa difficoltà nella comunicazione con questa macchina. Il manuale dell'utente è disponibile, ma i relativi capitoli sono scritti ed organizzati in un senso che soltanto gli iniziati dell'elaborazione dei dati troverebbero espressivo. E sono un ragioniere.

La mia responsabilità principale è di amministrare il sistema di costo-ripartizione dell'agenzia. Ciò è il metodo da cui assegniamo i costi fissi ai centri di costo differenti ed ai progetti. Tutti i dispendii devono essere assegnati ad un'unità organizzativa o funzionale in questi due sistemi separati della segnalazione. I costi ripartiti sono quelli che sono assegnati tramite una distribuzione calcolata invece di specificamente identificazione con il centro o il progetto di costo. Quello è fatto parzialmente per convenienza amministrativa e parzialmente perché nessun altro senso è stato trovato.

I centri di costo rappresentano una scomposizione dell'organizzazione in più piccole, unità specializzate. Questi seguono la tabella organizzativa, che rivela quali persone sorvegliano che impiegati. I centri di costo sono le suddivisioni dei servizi dell'agenzia. Per esempio, il reparto dell'amministrazione di programma e di valutazione (PM& E) ha tre centri di costo: gestione, progetti capitali ed amministrazione del contratto. Il numero dipartimentale è 2200, mentre i tre centri di costo sono numerati rispettivamente 2210, 2220 e 2230.

Un progetto, a volte chiamato “il progetto di lavoro„, descrive la funzione che l'agenzia ed i relativi vari reparti e centri di costo stanno effettuando. Per esempio, lo scopo del progetto 3761 è di installare un sistema di gestione computerizzata (MIS), che è un sistema automatizzato per controllare tutti i raccolta di informazioni e funzionamenti di segnalazione. Un altro progetto, numerato 5451, identifica la mobilità di progetto, che fornisce i servizi specializzati del trasporto per gli handicappati. In tutto, l'agenzia sta conducendo i più di cinquanta progetti separati durante questo anno.

Alcuni tipi di dispendii sono identificati ovviamente con i centri o i progetti di costo particolari. Per esempio, lo stipendio del direttore del PM& Il reparto di E è assegnato al centro di costo 2210, che è autorizzato “& dell'amministrazione di programma; Valutazione - gestione„. Quando questo uomo lavora ad un'operazione relativa a MIS, registra sul suo foglio delle presenze settimanale il numero delle ore caricate per progetto 3761 in moda da potere codificare il reparto del libro paga la spesa di lavoro a quel progetto. Da un lato, determinati dispendii hanno un valore più generale all'agenzia e non possono essere assegnati prontamente ai centri ed ai progetti di costo, almeno non senza eccessivo sforzo. Per esempio, l'agenzia affitta lo spazio per le relative sedi amministrative sull'ottavo pavimento di un edificio per uffici. Un singolo importo del dollaro compare sulla fatturazione mensile dal proprietario. Gli impiegati di conti da pagare non hanno tempo di determinare quanto di questa spesa appartiene altro ad un o centro o progetto di costo. Invece, la spesa “è assegnata„ a tali unità attraverso il sistema automatizzato di costo-ripartizione che amministro.

Il nostro sistema particolare di costo-ripartizione è eseguito in tre fasi.

La distinzione fra i costi diretti ed indiretti è di base alla contabilità governativa. In linea generale, i costi diretti possono essere associati direttamente con i progetti, mentre i costi indiretti hanno un rapporto meno definito. Nondimeno, il loro dispendio avvantaggia il progetto fino a un certo punto. Il sistema di costo-ripartizione tenta di assegnare ragionevolmente una parte dei costi indiretti ai progetti.

Una ragione per la quale passiamo con questa esercitazione è che molti dei progetti sono stati sviluppati sotto contratto con il governo federale. Quei contratti permettono che l'agenzia sia rimborsata per 80% dei dispendii di progetto fino al numero totale dei dollari nella concessione, che comprende il risarcimento sia per i costi diretti che indiretti. Tuttavia, i costi indiretti, essere rimborsabili, devono essere determinati con un metodo di calcolo che è fornito in un programma approvato di costo-ripartizione. I calcoli devono completamente essere documentati, di modo che i revisori dei conti federali due o tre anni successivamente possono verificare che le spese per costo indiretto siano state assegnate correttamente al progetto. In assenza di programma approvato di costo-ripartizione, completamente documentata ed eseguita nella conformità con la guida di riferimento federale, alcuna o tutti costi indiretti esatti nell'ambito delle concessioni di progetto ha potuto essere respinto.

Il metodo reale di ripartizione dei costi segue una procedura standard, anche se i fattori o gli elementi di particolare in questione nei calcoli possono variare. La tecnica di base è di tagliare elementi i singoli del dollaro di costo in parecchi più piccoli importi, ciascuno assegnato ad un centro di costo o progetto. La spaccatura particolare dipende dalla base di ripartizione che è scelta per appesantire queste unità in un modo giusto.

Nel caso dello spazio di ufficio affittato, per esempio, di un senso giusto assegnare il costo dell'affitto mensile potrebbe essere in base al numero dei piedi quadrati dell'ingombro a pavimento che ogni centro di costo occupa nella costruzione. Se il reparto di finanze occupasse 30% dello spazio, dovrebbe essere caricato 30% dell'affitto. Nel caso della ripartizione dei costi indiretti del reparto ai progetti, i dollari di lavori attribuiti ai progetti differenti dagli impiegati del reparto hanno potuto essere mezzi adatti di assegnazione.

Ogni tipo di spesa assegnata richiede il relativo proprio calcolo. Ogni mese, più di cento insiemi separati dei calcoli devono essere effettuati in un periodo di parecchi giorni per eseguire la procedura in tre tappe di ripartizione precedentemente descritta. Quella è la mia responsabilità di lavoro. Tuttavia, effettuo pricipalmente una funzione di sorveglianza; il calcolatore fa la maggior parte del lavoro. Che cosa realmente faccio ogni mese è di presentare l'elaborazione delle richieste all'operatore di calcolatore, accompagnato dalla mia propria carta di sicurezza verde e, forse, da una piattaforma delle schede perforate, che specifica che un determinato flusso di lavoro dovrebbe essere funzionato.

Un numero del flusso di lavoro dice al calcolatore che genere di elaborazione deve essere fatto. Usiamo le abbreviazioni, quale JS-03 per il flusso di lavoro #3. I flussi di lavoro sono fatti funzionare in una sequenza particolare ogni mese per realizzare le ripartizioni di costo, per fare le entrate ai clienti e per stampare i rapporti relativi. Controllo questi funzionamenti, controllanti per vedere se ci sono messaggi di errore e riconcilianti i numeri che sono venuto dalle fonti differenti. Nel ciclo della periodo-fine dei funzionamenti, lavoro molto attentamente con Roger Krebs, il ragioniere maggiore incaricato del registro generale, che lo informa quando le ripartizioni possono cominciare e che più successivamente riduce il periodo. Ciascuno di noi ha un'idea di che cosa l'altro sta facendo, ma l'intero funzionamento è più grande di una persona.

In breve, la mia parte in questo processo può essere definita dalla seguente serie di flussi di lavoro: JS-14, JS-16, JS-09F, JS-5P1, JS-09G, JS-5P1, JS-11, JS-31A, JS-09H, JS-5P1 e (dopo parecchie più entrate di giornale presentate da altre), JS-10, JS-09 e JS-14. Dennis Wachholz, il mio predecessore, ha installato questo e, con le modifiche secondarie, continua a funzionare secondo la sua concezione. Questi numeri di job-stream possono avere poca importanza ad uno straniero. A noi, tuttavia, di cui la vita dipende dal richiedere il giusto funzionamento al momento giusto, mezzi di ogni JS-numero che fanno funzionare un rapporto particolare o che generano le transazioni particolari che interessano i clienti. Il JS-11, per esempio, compila e stampa i rapporti del centro di costo. Il JS-09 denomina avanti i rapporti di progetto. I JS-09F, i JS-09G e i JS-09H fanno le ripartizioni di costo.

Come un punto finale di spiegazione, lascilo dire che il cuore del nostro sistema contabile automatizzato è il numero di cliente della 21 cifra ha utilizzato nelle transazioni. Questi numeri sono perforati nelle colonne adatte nelle 80 carte della colonna in moda da potere riconoscere il calcolatore quale cliente va con quale costo. Il numero di cliente della 21 cifra consiste di parecchi più piccoli mazzi delle cifre, che ciascuno indica una caratteristica del cliente.

Per esempio, un numero di cliente tipico ha potuto essere: 01-501-03-181-2400-4-3701. “I 01„ nel primo mazzo delle cifre indicano che il dispendio è stato fatto “dai 01„ costituisce un fondo per, altrimenti conosciuto come “il fondo generale„. „ I 501„ nel secondo mazzo indicano “gli stipendi e gli stipendi„. Le cifre successive, “03„, sono un cliente o “un minore„ secondario della categoria “principale„, “501„. Presi insieme, denominiamo questi due campi, “501-03„, “un principale/minore„, che significa “gli stipendi e gli stipendi - amministrativi.„ Il mazzo delle cifre numerate “181„ è un'indicazione funzionale che segue la lista standardizzata del governo federale delle funzioni del trasporto. “I 2400„ nel mazzo seguente indicano il centro di costo - in questo caso, “lo sviluppo di transito„. La singola cifra, “4„, è ancora un codice federale che indica il modo di trasporto. Per concludere, “i 3701„ alla conclusione del numero di cliente rappresentano il progetto. Si potrebbe notare che il numero di cliente di cui sopra contiene soltanto 19 cifre, non 21. Due nuovi spazi sono riservati dopo il mazzo “di progetto “nel caso una codificazione di sottoprogetto sia richiesta.

La bellezza di questo sistema, almeno nei miei occhi, è che il calcolatore può direttamente identificare le caratteristiche che sono relative ad un calcolo o segnalano e può quindi unire ed accumulare i tipi relativi di dispendii, senza riguardo alle caratteristiche in altri campi. Per esempio, può calcolare immediatamente i dispendii totali fin qui per il progetto 3701 esplorando tutti i clienti ed aggiungendo sui pareggi di tutti i conti di cui i numeri includono “3701„ nella posizione adatta. senza quella possibilità di focalizzazione sui mazzi particolari all'interno del numero di cliente, il nostro sistema di costo-ripartizione non sarebbe possibile.

Nel corso della ripartizione, il calcolatore tira insieme le informazioni da parecchie fonti che sono necessarie effettuare il calcolo. La struttura di questo calcolo è denominata “un'operazione di costo-ripartizione„. L'operazione stipula quali numeri devono essere divisi in altri numeri durante le ripartizioni per mezzo di posizioni numerate sul relativo “rapporto„. Alcuni dei numeri sono programmati nell'operazione e rimangono costanti. Altri sono tirati dalla contabilità degli equilibri in particolare in un processo che chiamiamo “linea-genning„. Qui la capacità del calcolatore di identificare tutta spiega avendo le stesse cifre in un mazzo relativo permette di codificare le mansioni “sulla lima di specifica di rapporto„ in un periodo ragionevole.

Per ogni ripartizione, abbiamo bisogno, naturalmente, dei dollari della spesa da assegnare. abbiamo bisogno dei fattori bassi di determinare le percentuali che saranno usate per spargere questa spesa fra i centri di costo o i progetti differenti. Dobbiamo indicare i numeri di cliente a cui queste spese assegnate saranno caricate, di modo che il costo sarà incluso nel fondo, nel centro di costo, nel progetto, ecc. adeguati. Tutte queste parti devono essere codificate nel calcolatore prima che le ripartizioni mensili possano essere funzionate. La maggior parte della codificazione delle mansioni è stata fatta all'inizio dell'anno. Il metodo si è pensato che rimanga lo stessi da un mese all'altro durante l'anno.

Un tipo di spesa, che è assegnata nel primo insieme dei calcoli, appartiene l'uso delle automobili del personale dell'agenzia. Gli impiegati autorizzati possono utilizzare queste automobili dallo stagno di motore nel corso della conduzione del commercio ufficiale. Quando un impiegato riceve le chiavi, lui o lei inoltre riceve una carta di credito per l'acquisto la benzina e degli altri scopi ha potuto essere richiesto. Tali dispendii, quando l'agenzia riceve la fattura, sono considerati system-wide spese. Altrimenti, il lavoro di ufficio che sarebbe stato richiesto per assegnare il costo ai progetti o ai centri di costo potrebbe sconfiggere la convenienza del mantenimento deuna tal flotta. Abbiamo deciso di assegnare le spese dell'personale-automobile in base al numero delle automobili assegnate ad ogni centro di costo. I cinque generi differenti di dispendii relativi - gas e petrolio, gomme, lavaggio di automobile, manutenzione e rimorchio - richiedono cinque ripartizioni di costo separate di essere funzionati ogni mese.

Alla conclusione dell'anno scorso, ho ottenuto un elenco dalla ricerca dell'assegnazione sperimentale delle automobili durante l'anno venturo e su quella base installi le mansioni di costo-ripartizione. successivamente, benchè, varie delle automobili fossero vendute dentro e nuove automobili si sono aggiunti, con il risultato quel il risultato che la distribuzione delle automobili del personale ai centri di costo è stata cambiata. Non molto tempo fa, l'agnello del Brian dal reparto di ricerca mi ha dato un elenco modificato delle assegnazioni dell'personale-automobile. Ha segnalato che direttore generale di aiuto aveva domandato se le ripartizioni potrebbero essere cambiate per riflettere le nuove assegnazioni. (Nota: L'agnello del Brian, allora una persona del personale nel reparto di ricerca, ora è direttore generale di transito della metropolitana dopo una limitazione come testa del reparto dell'autoveicolo del Minnesota e dello state' reparto di s della gestione.) Proviamo normalmente a non cambiare le ripartizioni di costo verso la metà dell'anno; ma in questo caso ho promesso di fargli qualcosa.

Durante il momento di ricambio nel periodo di calma di mid-month, ho ricodificato tutte le linee sulle cinque mansioni che hanno appartenuto spesa dell'personale-automobile ed ho presentato questi cambiamenti al calcolatore. quella parte è andato abbastanza uniformemente. Tuttavia, quando è venuto tempo di fare funzionare la prima ripartizione nel ciclo della periodo-fine, ho macchiato cinque messaggi di errore alla conclusione del rapporto. questi messaggi hanno detto “il Na„, che penso i mezzi “nessun cliente„ sulla lima. I messaggi inoltre hanno indicato il numero dell'operazione in cui l'errore si era presentato. Dopo l'individuazione della ciascuna delle cinque mansioni, ho riconosciuto dal numero di cliente vicino “Na„ su ogni pagina che l'errore ha appartenuto la ripartizione delle spese dell'personale-automobile all'ufficio del personale, o “sul reparto delle risorse umane„ come ora è denominato. Tutti e cinque i numeri di cliente hanno contenuto “5100„ nella posizione del costo-centro, che è numero di ufficio del personale.

Ho tirato dalla lima il mio strato di lavoro che ha ricapitolato i cambiamenti nelle assegnazioni dell'personale-automobile. L'automobile in questione era stata assegnata ad addestramento, che fa parte del personale. Al problema era quello nel personale precedente di assegnazione non è stato assegnato alcune automobili, ma ora ha avuto uno. Da un lato, il reparto di sicurezza, che ha avuto un'automobile nel vecchio elenco, ora non ne ha avuto. Di conseguenza, avevo sostituito il codice del personale per la sicurezza su una delle linee nelle cinque mansioni.

Purtroppo, mentre facevo questo, avevo trascurato aggiungere i nuovi numeri di cliente all'archivio principale del registro generale, che ha compreso la codificazione del personale. Il nostro sistema informatico richiede tutti i nuovi clienti di essere messo sulla lima con una carta “01„ prima che le spese possano essere caricate al loro numero. Altrimenti, il calcolatore non riconoscerà il cliente e genererà il messaggio di errore “del Na„. In questo caso, soltanto i cinque clienti che fanno partecipare il personale hanno causato un problema. Per gli altri centri di costo, il nuovo elenco soltanto ha cambiato il numero delle automobili assegnate. Loro rappresenta la ricezione della spesa assegnata erano già sulla lima. Per correggere gli errori, ora ho dovuto generare “01„ carta per i cinque nuovi clienti, li perforo e presento le carte al calcolatore sul JS-03.

Un altro pensiero brevemente ha attraversato la mia mente. Solitamente quando generiamo i nuovi clienti, dobbiamo anche installare per loro le posizioni di rapporto, che accumuleranno i loro equilibri nel calcolatore per i rapporti di progetto. Denominiamo questa “linea-genning„ un cliente. “Linea-GEN„ è breve per “la generazione di linea-codice„. Si riferisce al processo di assegnazione del codice per il numero di cliente, che si trasforma in in una posizione di immagazzinaggio per i costi di cui il totale compare in un punto particolare sui rapporti di progetto. Tipicamente, questo codice sarebbe una rapporto-e-linea numero. Il codice 13715, per esempio, si riferirebbe alla linea 15 sul rapporto 137. La linea 15 ha potuto indicare, ha lasciato noi dire, “i materiali ed i rifornimenti - altro„. Il rapporto 137 ha potuto essere il numero di rapporto per il progetto 2715. La Linea-genning è necessaria da entrare i dollari dai clienti pertinenti nelle posizioni volute sui rapporti.

In questo caso, tuttavia, ragione per cui era inutile alinea-GEN il cliente che ha accumulato la spesa dell'personale-automobile del personale perché il personale era un reparto indiretto. Soltanto le spese dai reparti diretti sono assegnate ai progetti e soltanto i rapporti di progetto o i rapporti del progetto-sommario richiedono la linea-genning. Con quella logica, ho aggiunto i cinque nuovi clienti all'archivio principale, ma ho lasciato l'altra parte andare. Aggiungendo i nuovi clienti alla lima, effettivamente, riordini gli errori che erano comparso nel primo funzionamento di ripartizione. Inoltre, le seconde e terze ripartizioni, come pure i rapporti di progetto e del costo-centro, sono state fatte funzionare senza un legamento. Vicino all'estremità del ciclo, benchè, inoltre prepari uno strato di lavoro che elenca gli equilibri year-to-date totali in rappresenta i dispendii da ogni fondo. Questi informazioni vengono dall'equilibrio di prova del registro generale e comprenderebbero tutti i clienti sulla lima. Su questo manuale, il totale dei clienti dell'prova-equilibrio è paragonato ad altri totali che vengono dal rapporto JS-10. Il JS-10 è un elenco dettagliato dei clienti di cui hanno ammontato agli equilibri compaiono sui rapporti di progetto.

Se un cliente non è linea-genned, i relativi dollari possono comparire nell'equilibrio di prova, ma non nel progetto segnala. Lo scopo di preparazione del manuale è di macchiare tali differenze, localizzare la fonte dell'errore ed apportare le rettifiche attuali, prima del progetto si segnala che sono funzionati. Altrimenti, se le differenze non sono riconciliate, sarebbe necessario da mostrarle come riconciliazione degli articoli sulle dichiarazioni quale vanno ai commissari.

Nel fissare lo strato del lavoro questo mese, ho notato una differenza di $129.64 fra i dispendii totali inclusi nell'equilibrio di prova ed il totale per il rapporto #5 della tabella, che è un sommario di tutti i dispendii dal fondo. In mesi precedenti altre differenze erano comparso, ma mai fra questi due totali. Inoltre, ho notato che per la prima volta questo anno la linea inferiore sul rapporto 31 ha mostrato un equilibrio tranne zero. Questo equilibrio era $129, arrotondato al dollaro. Qualcosa era stato fatto ovviamente durante il mese passato generare la discrepanza. Dove l'errore si è trovato?

Una tecnica per l'individuazione gli errori o delle differenze che sono comparso per la prima volta è di esaminare i fogli di codifica compilati recentemente per accedere al calcolatore. Mantengo una lima di questi strati in un armadietto vicino al mio scrittorio. La maggior parte degli strati hanno appartenuto la codificazione di fine d'anno delle mansioni e dei rapporti di costo-ripartizione; non molte entrate erano state fatte da marzo. Di conseguenza, non ha preso lungamente per trovare gli strati che erano stati usati per aggiungere i cinque nuovi clienti alla lima, rappresentanti la spesa dell'personale-automobile del personale. Nell'inseguimento caldo, sono andato immediatamente all'aggiornamento del registro generale, un funzionamento che elenca tutti i clienti sulla lima nell'ordine di spiegare-numero, con l'apertura ed equilibri di chiusura ed il cambiamento mensile corrente. Ho annotato i dollari totali in ogni cliente ed ho preso una somma dei cinque equilibri di cliente.

Cliente	Importo

02-503-05-081-5100-4-9000	$1.78
02-503-05-091-5100-4-9000	.45
02-504-01-081-5100-4-900012	89.85
02-504-02-081-5100-4-9000	2.18
02-504-99-091-5100-4-9000	35.38

totale	$129.64

Eu era fortunato trovare così rapidamente questo. Che cosa era accaduto? Ho ricordato che avevo deciso non alinea-GEN questi clienti di particolare perché il reparto 5100, il personale, era un reparto indiretto. I relativi costi non sarebbero ripartiti ai progetti. Allini abbastanza. Tuttavia, le spese nel senso di rotonda del personale vanno ai progetti perché, nel secondo tondo delle ripartizioni, i reparti indiretti ripartono i costi ai reparti diretti. I $129.64 non sono stati passati attraverso loro dal personale in modo che i reparti diretti, a loro volta, non distribuissero questi dollari ai progetti.

Ci è un numero di pseudo-rapporto sull'operazione di costo-ripartizione per le spese del personale di distribuzione ad altri centri di costo, che accumula tutti i costi per la ripartizione. Dovrei avere, almeno, linea-genned i nuovi clienti riguardo a quella posizione. Questo numero di pseudo-rapporto era 42005 e doveva essere trovato al Livello 16. Per confermare i miei sospetti, ho controllato i clienti nel JS-10 funzionato che ha contenuto 42005. Abbastanza Sure, nessun dei cinque clienti erano là.

Ordinariamente, i clienti che si aggiungono alla lima saranno automaticamente linea-genned quando facciamo funzionare un rapporto JS-14. facciamo due volte questo almeno un periodo. È accaduto, benchè, che avessimo fatto funzionare un JS-14 da quando l'elenco JS-10 è stato prodotto. Ero curioso sapere se i cinque nuovi clienti erano stati linea-genned. Non hanno avuti. Due spiegazioni possibili sono venuto alla mente. Da una parte, i clienti non potrebbero essere linea-genned se il JS-14 fosse fatto funzionare in un periodo dopo che i clienti erano stati inseriti. Ho controllato con Roger per vedere se avessimo chiuso il periodo ancora. No, il periodo era ancora aperto. Di conseguenza, il JS-10 e il JS-14 entrambi erano stati fatti funzionare nello stesso periodo; in modo che non possa essere il motivo. L'altra possibilità era che la carta del calcolatore ha usato ai clienti linea-GEN a 42005 era stata perforata in modo da impedire questi clienti particolari essere inclusa. Ho tirato questa carta dall'armadietto di lima. Sì, il problema era qui.

Uno schema della carta che ho estratto dell'armadietto di lima è indicato sopra. Che cosa questo fa è di associare una posizione di immagazzinaggio particolare con i clienti particolari di cui le caratteristiche sono specificate dalle cifre perforate in colonne pertinenti.

I IL16 in colonne 1 - 4 mostrano quel pseudo-rapporto numero 42005, perforato in colonne 60 - 64, compaiono al Livello 16, che è soltanto una suddivisione della memoria del calcolatore. “I 5„ in colonna 7 specificano che soltanto i clienti di cui “il maggiore„ comincia con 5 saranno selezionati. “i 9„ in colonna 20 determinano similmente che soltanto i clienti di cui il campo di progetto comincia con 9 saranno selezionati. per concludere, “i 5110„ in colonne 15 - 18 richiedono che il campo del costo-centro contenga quelle cifre particolari. Le colonne che sono lasciate in bianco in un campo particolare possono essere riempite da tutta la cifra; ma, se una cifra compare in una colonna, quella posizione nel numero di cliente deve essere riempita da quella cifra. La carta, colta complessivamente, dice che tutti i numeri di cliente sulla lima di cui il maggiore comincia con 5, di cui il progetto comincia con 9 e di cui il centro di costo è 5110 accumuleranno gli equilibri nella posizione di immagazzinaggio 42005 al Livello 16.

La ragione per cui i cinque nuovi numeri di cliente non erano linea-genned è che “5110„ hanno dovuto riempire la posizione del costo-centro. Invece, questi clienti hanno avuti “5100„ in quella posizione. Era “il 1„ in colonna 17 che ha fatto la furberia. Avevo messo il numero dipartimentale per il personale in rappresento la relativa spesa dell'personale-automobile piuttosto che il numero del costo-centro. Era un comprensibile, ma ciò nonostante nocivo, errore. In alcuni casi, dove un reparto ha soltanto un centro di costo, lo stesso numero è usato per indicare sia il reparto che il centro di costo; ma non qui, purtroppo.

Per prendere i clienti con 5100 o 5110 nella posizione del costo-centro, potrei generare una nuova carta linea-GEN, che avrebbe avuta “51„ perforati nelle colonne 15 e 16 ma che avrebbe lasciato le colonne 17 ed in bianco 18. Alternativamente, potrei perforare una nuova carta con “5100„ nel campo del costo-centro ed immettere questo al calcolatore mentre lasciando la linea-genning dalla carta attuale intatta. La nuova carta con gli spazii in bianco in colonne 17 e 18 è sembrato una soluzione più accurata, di modo che è che cosa ho fatto. Ho codificato e perforato una nuova carta linea-GEN per il pseudo-rapporto numero 42005 e la ho inserita nel calcolatore su un JS-14C.

Allora ho cominciato domandarmi: Se i costi che si erano distribuiti ai cinque clienti che contengono 5100 nella posizione del costo-centro erano stati inclusi nell'equilibrio di prova ma non siano ripartiti ai reparti diretti, quindi quei dollari dovrebbero ancora sedersi nei clienti dell'ufficio del personale. Più soldi erano entrato in quei clienti durante il mese che era uscito. L'equilibrio di conclusione dovrebbe riflettere l'aumento. Ho conosciuto esattamente dove controllare quella teoria: il rapporto del costo-centro per il personale. Se le ripartizioni siano trattate correttamente, i dispendii totali per questo reparto dovrebbero essere trasferiti fuori ad altri reparti, lascianti uno zero sulla linea inferiore. Ma, poichè non sono stati trattati correttamente, ho preveduto con confidenza che l'equilibrio di conclusione fosse almeno $129.

Tuttavia, quello non era il caso. L'equilibrio che è rimanere nel centro di spese di personale dopo che le ripartizioni erano soltanto 41. Mi ha preso un minuto o due per calcolare fuori che cosa era accaduto. Durante la codificazione di fine d'anno, avevo specificato quale spiega dovrebbe essere incluso nel rapporto del costo-centro del personale per mezzo di carte di controllo. Queste carte hanno associato i numeri particolari di rapporto con i numeri del costo-centro. Ho controllato i miei fogli di codifica nel cassetto ed ho scoperto che 5110 erano stati specificati poichè le cifre del costo-centro per i clienti inclusi in questo rapporto; ma il mio numero di cliente cinque ha avuto 5100.

La conclusione era inevitabile: L'uno o l'altro ho dovuto cambiare la carta di controllo affinchè il rapporto JS-11 comprenda soltanto i clienti con “5100„ nella posizione del costo-centro - che probabilmente sarebbe stata soltanto quei cinque clienti - oppure ho dovuto cambiare i numeri di cliente, sostituenti 5110 per 5100 in quella posizione, se effettivamente volessi comprendere quelle spese dell'personale-automobile nel rapporto del costo-centro del personale. Ho voluto includerlo, non solo per totalità, ma anche perché fare al contrario lascerebbe costantemente un saldo a credito sulla linea inferiore. Quello era perché già avevo cambiato la carta linea-GEN per 42005 in modo che la spesa nei clienti che contengono 5100 fosse assegnata fuori agli altri reparti; tuttavia, i cambiamenti precedenti a quei clienti non sarebbero ammessi al rapporto del costo-centro.

Piegandomi a quel destino, ho rifatto la codificazione per le cinque mansioni di costo-ripartizione ed inoltre ho generato cinque nuovi numeri di cliente sulla 01 carta. Ho portato le richieste di job-stream a gennaio nel centro di calcolo per il JS-08 e il JS-03 rispettivamente.

Qualcosa lo ha disturbato ancora. Non ho conosciuto che cosa il problema era, ora che tutto è sembrato resolved e quell'incertezza ha composto le mie preoccupazioni. infine ho deciso che sarebbe stato saggio da provare richiamare le mie richieste di due job-stream prima di gennaio le ha inserite nel calcolatore. Ho corso alla finestra del centro di calcolo ed ho veduto le mie forme di richiesta sul contatore. Era troppo tardi. Le forme già erano state timbrate per il momento in cui orologio, indicante che le carte di lavoro già avévano passato attraverso il lettore.

Ho realizzato improvvisamente il problema. Aveva tutto il ragione da presentare il JS-08 ma non il JS-03 che ha aggiunto i nuovi clienti. Non ho voluto aggiungere i nuovi clienti attualmente perché Roger ha avuto non ancora chiuso il periodo. L'importanza di questa era che i nuovi clienti non sarebbero stati linea-genned a meno che presentassi un altro JS-14 tra oggi e chiudermi. Per, il JS-14 è inbandierato per procedare soltanto i nuovi clienti - cioè, quelli che la h si è aggiunta durante il periodo corrente e richiede la linea-genning. Quando le entrate di chiusura sono funzionate, tutti i clienti non trattati sono cambiati “da nuovo„ “a vecchio„, che le rende ineleggibili per essere linea-genned dal JS-14 nei periodi dopo quello. Non è sembrato pratico ora fare funzionare un JS-14. Roger era pronto a chiudere il periodo in qualsiasi momento e il JS-14 è un rapporto delle 800 pagine, richiedendo mezz'ora al funzionamento ed alla valutazione dei costi almeno $50.00. Era appena troppo costoso per che cosa ho avuto in mente.

I nuovi clienti già si erano aggiunti. Le alternative a questo punto erano di attendere fino a dopo chiudendosi ed allora o alinea-GEN cliente questi cinque a mano oppure di cancellarli ed allora re-add in modo che si trasformassero in “in nuovi„ clienti, eleggibile per la linea-genning dal JS-14 quando la abbiamo fatta funzionare ancora in parecchie settimane. Ho ritenuto scomodo con la prima alternativa: Ogni nuova linea-genned di cliente mi richiederebbe manualmente di determinare cinque o sei la linea differente codici. Anche se ci era una logica ad ogni numero, non lo ho capito completamente ed avevo fatto gli errori nel passato. Il JS-14 farebbe la linea-genning automaticamente e senza errori.

Di conseguenza, ho optato per l'alternativa B. Che cosa è stato richiesto qui, in modo da ho supposto, dovevo generare cinque nuove carte. Su ogni carta, un carattere della colonna sarebbe cambiato da A (per “aggiunga ") ad una D (per “cancellazione "). Conserverei entrambi gli insiemi delle carte. Allora farei funzionare le carte di omissione attraverso in primo luogo su un JS-03 ed allora le carte dell'aggiunta su un altro JS-03, di modo che gli stessi clienti che erano stati cancellati immediatamente sarebbero stati rimessi sulla lima. L'unica differenza sarebbe che questi clienti ora sarebbero stati “nuovi„.

Ho pensato che dovrei toccare la base con Roger per quanto riguarda i miei programmi. Lui informato me che il calcolatore non accetterebbe l'omissione e l'aggiunta successive dei numeri di cliente. Anche se i clienti potrebbero essere cambiati a condizione “di cancellazione„, tuttavia rimarrebbero accei lima. E, a condizione che i clienti fossero sulla lima, il calcolatore non permetterebbe che gli stessi clienti “si aggiungano„. Per ottenere intorno a questo problema, h dovrei fare funzionare un JS-17 fra i due funzionamenti JS-03. Il JS-17 tirerebbe “la cancellazione„ contrassegnata clienti fuori dalla lima. Il secondo JS-03 li aggiungerebbe ancora alla lima.

Ho seguito il suggerimento del Roger. Il tabulato dal primo JS-03 ha confermato che i clienti erano stati cambiati a condizione “di cancellazione„. il JS-17 non ha generato alcun rapporto, ma ho presupposto che aveva funzionato con successo. Per concludere, ho fatto funzionare il secondo JS-03 con “aggiungo„ le carte. Quando il tabulato ha ritornato, ho letto, con la mia sorpresa, “INV AGGIUNGO„, che ha significato che le aggiunte tentate erano non valide.

Roger non ha conosciuto che cosa fare di questo e nessuni ha fatto il I. Il nostro soltanto ricorso era di denominare il raggio Deeb, l'programmatore-analista maggiore. Il raggio passa un considerevole tempo che mette fuori i fuochi nel nostro reparto. quando il raggio è arrivato, ho spiegato a lui come avevo provato a cancellare ed aggiungere i clienti facendo funzionare il JS-17 nel fratempo. “Sì, ma dovreste fare funzionare un JS-16 prima che abbiate fatto funzionare i 17„, raggio avete risposto. Ha detto che è stato irritato che il centro di calcolo aveva messo il JS-17 attraverso. ci era una nota da lui con le carte di controllo che chiede di essere comunicato ogni volta che il JS-17 è stato chiesto.

Il raggio ha spiegato che il JS-17 ha indotto al registro generale l'archivio principale a andare indietro al punto quando l'ultimo JS-16 (che genera un introito di sostegno per gli scopi di sicurezza) è stato funzionato. “È possibile voi ha fatto un certo danno,„ raggio ha commentato. Mi sono ricordato l'ultima volta fare funzionare i JS-16 i tre o quattro giorni più presto, all'inizio della procedura di chiusura della periodo-fine. Se quello fosse l'ultimo funzionamento JS-16, sarebbe necessario affinchè me ripeti tutta costo-ripartizione funziona, aggiornamenti e rapporti. Il raggio ha suggerito che invitassi un equilibrio di prova corrente sul JS-07 per paragonare al nostro equilibrio di prova della periodo-fine più in anticipo. Eventualmente, i due sarebbero gli stessi.

Dieci minuti più successivamente Ray rinviato, tutto sorride. “Siete nella radura.„ Come componente della procedura di chiusura del Roger, un JS-13B era stato funzionato, che ha un JS-16 aderito sulla parte anteriore. JS-16 del Roger era stato funzionato così prima che aggiungerà i cinque clienti, ma prima che avessi cominciato la serie di omissioni JS-03, di aggiunte JS-17 e JS-03. Il JS-17 ha portato le cose di nuovo al punto in cui i cinque nuovi clienti erano sulla lima. Ciò ha spiegato il messaggio di errore: Aggiunta non valida.

Il periodo ora era chiuso ed ero di nuovo alla fase di avere cinque conti indesiderabili sull'archivio principale. Poichè gli argomenti si sono levati in piedi, questi clienti non sarebbero linea-genned dal JS-14 seguente perché erano “vecchi„ - dovuto il closing del Roger. Di nuovo, ho pesato le alternative: o permettendo che i clienti rimangano accei a mano lima e linea-genning loro, oppure rendendoli eleggibili per essere linea-genned automaticamente successivamente nel periodo cancellando i clienti con un JS-03, facendo funzionare un JS-16 e un JS-17 ed allora aggiungendoli indietro su un altro JS-03.

Ho pensato che potrei provare la linea-genning manuale questo volta, ma d'altra parte un altro, problema indipendente hanno presentato che ha richiesto la mia attenzione immediata. Ho scribacchiato una nota me circa i cinque clienti unreconstructed. Un giorno più successivamente, questo progetto quasi è stato dimenticato. Ma d'altra parte la mia nota mi ha ricordato che là rimanente un'estremità allentata da legare prima del fine settimana. Prendendo una respirazione profonda, ho presentato il JS-03 ed allora il JS-16, il JS-17 ed il secondo JS-03. Quando l'ultimo funzionamento era pronto, ho scrutato ansiosamente ad una pagina interna del tabulato e, al mio rilievo immenso, colto sotto ciascuno dei cinque numeri di cliente, “REGISTRI AGGIUNTO„.

Devo ammettere che la discrepanza $129.64 non era corretta mai in quella relazione periodica. Ma almeno la relativa causa è stata trattata. Nei periodi futuri, ritengo abbastanza sicuro che l'ufficio del personale sia caricato la relativa parte completa delle spese dell'personale-automobile e che questo costo comparirà sia sui rapporti di progetto che del costo-centro. Nel frattempo, ho acquisito un'altra esperienza di apprendimento. mentre il calcolatore può essere un nitpicker, non è vendicativo o irragionevole. Finalmente, i malintesi possono essere resolved.