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Quello che ho fatto nei miei anni come ragioniere

da William McGaughey Jr.

Ho deciso di diventare un ragioniere, mentre al college. Un compagno di stanza, Larry Price, che divenne in seguito un broker, stava andando in contabilità. Un'altra influenza fu Robert S. McNamara, ex presidente della Ford Motor Company, che divenne Segretario della Difesa nel amministrazioni Kennedy e Johnson. Aveva un background di contabilità. Ero orgoglioso del ruolo di McNamara nel settore auto - Detroiters stavano diventando importanti a livello nazionale. La politica come abbiamo saputo che era finito, esperti proclamato. Ho creduto alla teoria che un nuovo tipo di leader, un tecnocrate che ha capito le organizzazioni e delle Finanze, è stata presa in carico della società.

In retrospettiva, ho avuto una visione sbagliata di come la società ha lavorato. I romanzato contabili nel supporre che mi avrebbe dato una visione superiore di grandi organizzazioni, i loro processi e prodotti, e io naturalmente salire in alto. Computer sono stati poi venire insieme. Ho pensato che se ho imparato sui computer, vorrei sapere come sfruttare questa tecnologia per raccogliere informazioni in modo efficiente. Avrei voluto essere vicino alla parte operativa delle cose. Volevo essere un contabile dei costi piuttosto che la persona che prepara relazioni finanziarie.

Così come una persona che aveva una visione romantica di Detroit e il suo patrimonio industriale, errore ho voltato le spalle alla finanza. No, non volevo per amministrare il "cavallo di razza" della finanza aziendale, decidere come redditizia una società è tanto che gli investitori possano prendere le loro decisioni di acquisto o vendita di azioni. Volevo fare qualcosa che avrebbe a beneficio della società. Contabili affrontato con misura o la cessione di denaro che è la linfa vitale di qualsiasi attività commerciale. Potrei imparare come relazionarsi denaro per operazioni o ai prodotti, in modo da vedere con maggiore precisione ciò che stava accadendo finanziariamente. Che porterebbe a decisioni di gestione migliore - per esempio, i prezzi dei prodotti - in modo business sarebbe una base più solida.

Col senno di poi, mi sono sbagliato nella maggior parte delle mie decisioni giovanile. Forse il mio errore più grave fu quello di lasciare un MBA presso la Rutgers in modo che io possa passare a Minnesota, diventare impiegato presso una delle aziende che bella zona, e il lavoro me la scaletta dal talento puro e l'ambizione del modo in cui è fatto, nelle fiabe. Mi è stato anche sbagliato a preferire operazioni piuttosto che sul lato della finanza che si occupa della proprietà delle imprese. Si fanno i soldi comprando e vendendo immobili oltre eseguendo un'attività redditizia. Sono venuto a sapere che lezione dopo anni nel settore del noleggio di proprietà. Sono stato anche sbagliato, naturalmente, in glamorizing Robert McNamara, che ha presieduto la sconfitta in Vietnam.

Ironia della sorte, il mio background in materia di contabilità è stato utile in connessione con il mio interesse per il breve tema workweek. Ho imparato a prestare attenzione alle fonti di informazione e di capire che a volte le decisioni arbitrarie possono influire totali che sono segnalati. Da questo punto di vista, ho letto le pubblicazioni di governo che ha segnalato le statistiche sul lavoro - ora, occupazione, produttività, ecc - e ho cercato di leggere tra le righe per vedere che cosa era reale, piuttosto che statisticamente artificiosa. Ho letto Monthly Labor Review e Handbook of Labor Statistics e persino compilato la mia prospetti. Quando un gruppo unione deputato Conyers persuaso di introdurre una legge che modifica il Fair Labor Standards Act, ero pronto ad offrire il supporto tecnico attraverso i miei scritti. Ironia della sorte, anni dopo, questo interesse mi ha permesso di diventare conosciuto personalmente l'ex senatore Eugene McCarthy, la nemesi politica Robert McNamara, con riguardo alla guerra in Viet Nam. Giudizio morale McCarthy dimostrato di essere superiore alla visione tecnocratica McNamara.

Bene, torniamo alla mia carriera proprio in materia di contabilità. Ho trascorso ventiquattro anni in questa professione. Che cosa ho imparato? Qual era lo scopo del mio lavoro? Ho avuto cinque posti di lavoro diversi: (1) analista di bilancio presso il Dipartimento Minnesota di salute pubblica (marzo 1965 - aprile 1966), (2) intern a Alexander Grant & Co, CPA (giugno 1972 - ottobre 1972), (3) contabile dei costi at American Hoist Derrick & Co. (gennaio 1974 - ottobre 1979), (4), controller e responsabile ufficio Prodotti Hudson (gennaio 1980 - luglio 1980), e (5) ragioniere costo al Metropolitan Transit Commission (ottobre 1980 - maggio 1996).

In due dei miei lavori - presso il Dipartimento di salute pubblica e la Metropolitan Transit Commission, che sono state entrambe le agenzie governative - Ho calcolato "costi indiretti". Il dipartimento welfare state somministrate programmi di welfare diversi - è stata la volta di Johnson's "Great Society" - e il governo federale ha permesso agli Stati di essere rimborsati non solo per le spese direttamente connesse con i programmi ma anche i costi certi di amministrazione generale o di sovraccarico, che ha beneficiato loro . Per ricevere questi soldi, gli Stati necessari per avere un costo approvato piano di assegnazione che comprendeva un metodo di calcolo dei costi indiretti. Questo era il mio lavoro principale in qualità di analista di bilancio: per calcolare i costi indiretti in modo che lo Stato potrebbe ricevere il rimborso finanziario.

Le attrezzature e metodi sono più sofisticati, quando ho lavorato presso la Metropolitan Transit Commission, ma la mia funzione è essenzialmente lo stesso. Ho amministrato il costo-piano di assegnazione. Ho presentato una serie di computer esegue che assegna alle spese generali per i diversi servizi e programmi. Ho anche presentato relazioni ad una agenzia federale di Chicago che ha approvato il metodo. I costi generali sono stati in un "9999" in funzione o servizi designati a fornire funzioni di supporto. Tali costi sono stati riassegnati ai servizi diretti e le funzioni da un processo a tre step di assegnazione. I 21 numeri di conto a due cifre in cui i dollari sono stati originariamente praticati aiutato il computer decidere come gestire e comunicare i costi.

Mentre al Metropolitan Transit Commission (il sistema pubblico di bus per il Twin Cities), ho prodotto anche il costo-center e relazioni di progetto una volta che la ripartizione dei costi è stata fatta. Centri di costo sono i servizi all'interno dell'agenzia, come mezzi di trasporto (l'operazione di bus) o di gestione del rischio (azioni di responsabilità di elaborazione). Progetti di funzioni sono svolte dall'Agenzia - per esempio, Metro Mobility, che prevede gite per portatori di handicap. Il computer potrebbe generare sia costi-center e le relazioni di progetto di ogni mese (sulla base di dollari assegnato alla 21 numeri di conto a due cifre) e vorrei esprimere le relazioni relativi gestori. Questi manager sono stati principalmente interessati a confrontare le spese reali con gli importi preventivati, si spera nel prossimo nell'ambito del bilancio. In caso contrario, una spiegazione potrebbe essere dovuto gestione superiore.

Questo è stato in gran parte hum-drum lavoro contabile, avendo un effetto minimo sulle operazioni. E 'stato importante, naturalmente, a ricevere un rimborso per le spese ammissibili da parte del governo federale. È stato anche interessante costo centro o project manager per sapere come stavano facendo in confronto con il bilancio. Tuttavia, il mio lavoro in realtà non pregiudicare le operazioni di tanto. Dopo che ho lasciato il mio lavoro al Metropolitan Transit Commission (l'allora Consiglio Metropolitan Transit Operations), Io sono chiaro se il mio lavoro è stata svolta da un'altra persona o se sia stata semplicemente eliminata. Mi è stato ufficialmente lasciato andare a causa di licenziamenti destinate ad essere eliminate al momento della MTC si fuse con il Consiglio metropolitano.

Alcuni dei miei lavori più utile è stato fatto in termini di costi-tenuta di una contabilità con American Hoist Derrick & Co., che ha costruito le gru per l'edilizia. Le gru sono prodotti vasto e complesso, composto da molte parti. Nel mio primo lavoro, ho dovuto sviluppare una struttura dei costi per ciascuna parte. Vorremmo ottenere elenchi di tutte le parti più piccole, compresi i loro costi unitari, e assemblare i pezzi e le spese per le unità più grandi. Il livello più alto del costo sarebbe la gru stessa. Da queste parti e assiemi di parti avevano tutti i numeri del pezzo, che possono essere rintracciati in inventario. Ci sono stati i codici per la ricezione e la dispersione di inventario.

L'impianto di St. Paul di American Hoist e Derrick (in cui la sede dell'azienda si trovava) costruito alcuni dei più grandi gru, fatta eccezione per le gru camion che sono state costruite in Canada. Il mio lavoro più tardi, come qualcuno che lavora nella sezione di contabilità dei costi coinvolti il controllo delle scorte. Parti sono state imputate in inventario dopo essere stati dispersi per il pavimento della fabbrica dal ripostiglio. I costi sono stati portati via di inventario quando una gru era finito. Ho dovuto uscire nel cortile per contare le gru finito. Ho anche sviluppato la mia forma cartacea proprio per tenere traccia dei costi per ogni gru, come il costo dei pezzi sono stati messi in o presi fuori del magazzino utilizzando i record ripostiglio. In una certa misura, la mia ambizione originaria di essere in grado di "vedere" la produzione in termini finanziari è stata di essere soddisfatte in tale esercizio.

Al Metropolitan Transit Commission, il nostro "prodotto" servizio di autobus è stato messo sulla strada. I singoli prodotti sono stati gli autobus fornire un servizio sulle rotte soprattutto in particolari momenti della giornata, sia nei giorni feriali o fine settimana. Ci fu una notevole variazione di costo per il servizio di autobus in queste condizioni diverse, perché i conducenti dovevano essere a disposizione per gestire tutte le assegnazioni e il contratto di unione era pagare determinati requisiti. La sfida, dunque, era per calcolare i costi con la massima precisione possibile, per ogni tipo di servizio. Servizio durante il "picco" ora è stato superiore a quello di "non di picco", perché gli autobus dovevano essere messi in strada per brevi periodi di tempo, ma i driver necessari per essere a portata di mano.

Mi sono imbattuto in un articolo della rivista che ha dimostrato come i costi potrebbero essere assegnati a singole rotte, questa era la mia guida per quello che volevo fare come ragioniere dell'Agenzia costo. La chiave per un'efficiente raccolta delle informazioni è stata di mettere in relazione le informazioni disponibili nel nostro sistema di rendicontazione finanziaria per le caratteristiche individuali degli itinerari. Che l'informazione era il cosiddetto "RUCUS" sistema, utilizzato a fini di pianificazione. Lavorare con persone nel dipartimento di Information Systems, ho imparato come creare un programma di Mark IV, in grado di leggere il sistema RUCUS. Il punto più alto della mia carriera a 16 anni alla MTC è stato quando ho ottenuto il mio primo programma di Mark IV al lavoro. Poi ho subito messo insieme un foglio di calcolo che sarebbe differenziare i costi per via.

Avevo praticamente rubato il tempo di lavorare su questo progetto dal mio lavoro di altri, anche se il mio supervisore immediata sapevo cosa stavo facendo. Tuttavia, quando la parte superiore delle Finanze I responsabili di reparto scoperto a questo proposito, che mi insegnò a cessare immediatamente di lavorare su route-costi specifici. Inoltre, il software di Mark IV è stato interrotto. Invece, l'agenzia assunto un programmatore supplementare nel settore del dipartimento di Information Systems per sviluppare un modo di recuperare i costi da RUCUS. Sono stato messo su un comitato con diverse altre persone, compresi i consulenti di una ditta esterna, per sviluppare un metodo di calcolo del percorso costi specifici.

Una volta che il metodo è stato istituito, a far parte del mio lavoro per preparare un foglio elettronico Lotus che si integrasse informazioni su entrate, le spese di funzionamento e numero di passeggeri trasportati per via. Il prodotto finale è stato di calcolare il contributo per passeggero - l'eccesso di costi nel rapporto tra entrate e passeggeri - che hanno dimostrato il grado in cui i contribuenti, piuttosto che i piloti sono a pagamento per il servizio. Il mio foglio di calcolo di cui le rotte dal più alto al più basso sussidi per passeggero. Quando la compagnia di autobus stava affrontando pressioni finanziarie, ha proposto di eliminare del servizio sulle rotte che richiedono i contributi maggiori. Dal momento che ero io la compilazione di queste informazioni, ho chiamato io stesso il sardonico dottor " Kervorkian "dell'agenzia di transito.

I miei lavori contabili erano tutti a un livello basso o medio di responsabilità fatta eccezione per i sei mesi nel 1980, quando ero responsabile dei prodotti Hudson in North Hudson, Wisconsin. Poi ho avuto la responsabilità per la redazione dei rapporti mensili finanziari, nonché il controllo di inventario e di altre funzioni. E 'stata una esperienza relativamente stimolante per me come un ragioniere, e penso che ho gestito bene la mia responsabilità. Purtroppo, questo lavoro è durato solo sei mesi. Poi gli ordini per il prodotto della società - rotoli gigante di argilla, carta patinata - improvvisamente fermato. Utilizzando una tecnica che avevo saputo di recente, ho preparato un break-even di analisi da cui è emerso che la società avrebbe dovuto tagliare i suoi costi fissi. A tale proposito, sono stato uno dei collaboratori più che è stato lasciato andare.

Ci fu un altro dipendente della qualità-zona di controllo, che è stato mantenuto. Alla fine, lui e diverse altre persone hanno acquistato la società. Mesi dopo, mi ha invitato a tornare a lavorare Prodotti Hudson, ma ero troppo comodamente situato in un nuovo lavoro da allora. L'uomo, però, aveva una strana storia da raccontare.

Quando stavo lavorando a prodotti Hudson, l'impresa era in procinto di essere vendute dagli attuali proprietari a un altro uomo, che ha portato nel suo team di gestione propri tra cui un consulente. Mio ex collega mi ha detto che il consulente aveva contattato Hudson clienti prodotti di consigliare loro di non effettuare ordini per il momento. Che è stato il motivo che gli ordini erano lenti, non la mancanza di domanda. Quando le vendite erano crollate e dipendenti lasciarsi andare, allora la nuova gestione potrebbe tornare per i proprietari e rinegoziare la vendita della società a condizioni più vantaggiose. Avevo involontariamente incappato in una situazione di gestione manageriale doppio se ciò che l'uomo aveva da dire era vero.

Ho il sospetto che più molti commercialisti Echelon affrontare dilemmi morali. Gestione assume loro di produrre o di controllare la documentazione finanziaria. Gestione dispone di un interesse per i risultati ma i revisori dei conti dovrebbero essere indipendenti. Il lavoro veramente significativo contabile viene fatto quando le aziende vengono comprate e vendute. Data la preoccupazione di risultati trimestrali a Wall Street, i contabili hanno anche un ruolo importante nel decidere se addebitare una spesa nel trimestre corrente o di rinviare ad un periodo futuro. Seguire i soldi per le sue categorie interessate - che contabile.

Come un padrone di casa di Minneapolis, io sono ancora di fronte alla questione se far pagare o capitalizzare talune spese di manutenzione. La mia decisione influisce sulla quantità di imposta sarà pagata nel corso del prossimo anno. Diverso da preparare le mie entrate proprie dichiarazioni dei redditi, sono in gran parte fuori della contabilità aziendale. I raramente guardare indietro.

 

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